José Luis hace números para su estación de servicio. 2ª Parte

marzo 11, 2013 Comments Off


2ª Parte (GASTOS)

José Luis, ya tenemos los ingresos. Ahora tenemos que ver, los gastos, lo que nos puede costar gestionar esta gasolinera.

4º. ¿CUANTA GENTE TENGO QUE CONTRATAR?

El mayor gasto de una estación de servicio lo constituye el personal.

Aunque en España se están instalando gasolineras desatendidas  (las llamadas estaciones Low Cost), todavía son escasas y en puntos muy concretos. Los hábitos de los consumidores no se pueden cambiar de la noche a la mañana y todavía no hace muchos años aun, cuando íbamos a echar gasolina, la mayor parte de los conductores, ni se bajaban del coche. El paso de que “me la sirvan” a “echarme yo mismo” la gasolina ha costado muchísimo, y en muchos casos, sobre todo la gente de edad, aun no se han acostumbrado y buscan las estaciones “asistidas”. Más si cabe, cuanto que no hay un diferencial de precio entre asistida y autoservicio.

-          ¿Cómo vamos a gestionar esta estación?.

Descuentos gasolina

Descuentos gasolina

En principio la estación de servicio será en autoservicio, lo que no quita para que en determinados momentos y cuando no haya mucho tráfico en la pista, no se salga a echar al cliente, es un detalle y es valorado.

Para gestionar una gasolinera de estas características, teniendo en cuenta los horarios de la estación, diferentes turnos, días libres, vacaciones etc… lo normal sería 3 personas en plantilla y una persona adicional durante 3 meses, que cubriese las vacaciones de los expendedores.

Pero…. Como yo voy a ser el gestor de la estación, ya me arreglaré yo, para no tener que contratar a nadie adicional. Yo cubriré vacaciones, y rotaciones de turnos con lo que me ahorraré el gasto adicional de esa persona.

Por tanto, podemos decir que seremos 3 persona en plantilla. Incluyéndome como persona de plantilla a mí mismo. Además, seré yo quien lleve todo el trabajo extra de la gasolinera. Pedidos, de carburantetienda de conveniencia, control de stocks, trabajo administrativo, etc.. Vamos que voy a hacer horas en la gasolinera.

La remuneración de los trabajadores, viene recogida en el Convenio Estatal de Estaciones de Servicio y sin entrar en muchos detalles, podemos decir que el coste por persona, en la categoría de expendedor, que sería la que tendríamos todas las personas de la estación de servicio, sería de 23.000,00 €/año, incluyendo SS a cargo del trabajador y SS a cargo de la empresa

Por tanto, ya tenemos el primer componente de gasto de la gasolinera:

-          Número de trabajadores: 3

-          Gasto unitario: 23.000 €

-          Gasto total: 69.000 €

5º. ¿HAY TARJETAS DE EMPRESA?

Tarjetas fidelización, estaciones de servicio

Tarjetas fidelización, estaciones de servicio

José Luis, la petrolera, ¿tiene algún tipo de tarjeta de fidelización?

Si, Fran, según me han comentado, tiene una tarjeta de fidelización que no es nominativa, que se ofrece en todas las estaciones de servicio y que lleva implícito un descuento de un 3% sobre el precio de monolito en cada momento.

Las tarjetas de fidelización son un buen instrumento de marketing, para conseguir que los clientes que la tienen, vuelvan a repostar a nuestra estación. Ya sea mediante la obtención de puntos para conseguir regalos, o bien con descuentos directos sobre el precio de venta al público que figura en el monolito de la estación.

En este caso, y según los datos ofrecidos por la petrolera el 32% de los litros vendidos en la estación han sido con tarjeta de fidelización. En este caso, como los beneficios son para ambas partes, la petrolera y el gestor, el coste del descuento es compartido al 50%.

Asi, ya tenemos otro componente de coste de la estación de servicio:

-          Litros vendidos 2.000.000

-          Litros vendidos con tarjeta (32%). 640.000 litros

-          Precio medio combustibles. 1.400 €/litro

-          Importe litros vendidos con tarjeta 896.000 €

-          Importe descuento (3%) 26.880 €

-          Descuento a cargo de la EE.SS. 13.440 €

6º.  ¿AGUA, LUZ, TELEFONO….?

Uno de los aspectos que tienes que tener en cuenta a la hora de hacer tus cálculos sobre la rentabilidad de la gasolinera, son los gastos de lo que se suele llamar suministros exteriores, es decir, el agua, la luz, el teléfono y el resto de los gastos.

Asesores en cuentas explotación estaciones de servicio

Gastos estaciones de servicio

El más importante de todos es el gasto de electricidad. La gasolinera debe de estar siempre bien iluminada y para ello el consumo eléctrico es importante, pero como parte de esa iluminación es por imagen de la petrolera, marquesina, monolito, resto de señalización, la petrolera colaborará contigo, abonándote una parte del gasto de electricidad. En este caso podremos considerar que puede ser alrededor del 30%.

El recibo de la luz será cargado en tu cuenta, pero tú le facturarás a la petrolera el importe del que se ha hecho cargo en concepto de colaboración al gasto eléctrico.

El importe medio mensual de luz, suele estar sobre los 800 €/ mes, teniendo en cuenta que durante los meses de varano será inferior que los de invierno, ya que hay más horas de luz solar en los que no es necesario tener iluminación eléctrica.

El gasto de agua, oscila en función de si una estación está conectada a la red de abastecimiento o tiene pozo propio, si tiene lavado o no lo tiene. En este caso como está conectada a la red y además tenemos el lavadero de la estación podemos considerar que tendremos un gasto de 110 €/mes de agua.

En cuanto al teléfono, hoy en día y cómo funcionan los negocios,  es imprescindible tener unas buenas comunicaciones, incluido líneas de datos, además de voz. El sistema informático que la petrolera nos pondrá, que podrá en determinados aspectos ser controlado en remoto, la necesidad de datafonos para pagos con tarjetas bancarias por parte de nuestros clientes, e incluso las conexiones necesarias para poder estar presente en las redes sociales, no hay que olvidarse que cada día que pasa es un aspecto que cobra mayor importancia. Con las ofertas que podemos encontrar hoy en día y con un uso razonable y controlado del teléfono, consideraremos un gasto mensual de 100 €/mes por este concepto.

Por otros gastos que puedas tener de suministros, limpieza, jardinería, material de papelería etc.. vamos a considerar 50 €/mes.

Con todos estos considerandos, ya tenemos otra parte de los gastos que puedes tener en la gasolinera.

-          Gastos de electricidad. 800 €/mes

-          % Gasto de electricidad a cargo de la petrolera 30%

-          Total gasto de electricidad 560 €/mes

-          Gasto de agua. 110 €/mes

-          Comunicaciones. 100 €/mes

-          Otros gastos. 50 €/mes

-          Total de gastos. 9.840 €/años

7º. ¿CUANTO PAGO DE ALQUILER?

Gestionar una gasolinera

Gestionar una gasolinera

Llegados a este punto del trabajo que estamos haciendo, caigo en la cuenta de que nohemos hablado para nada del pago de un alquiler, o unos cánones por parte de mi amigo José Luis a la petrolera.

-          José Luis: ¿Cuánto te piden de alquiler?

Bueno, aquí hay que considerar distintos aspectos:

Por un lado el coste de arrendamiento de la estación, y me piden 2.000 €/mensuales.

Por otra parte, también me piden un % tanto de las ventas de la tienda de conveniencia, como del lavado. Me dicen que el hecho de tener la imagen de la petrolera, hace que sea un plus para que los clientes entren en la gasolinera y bien compren productos de la tienda y también laven el coche. En cierta medida es lógico, porque ellos también me indican que me apoyaran en temas promocionales, me darán formación en temas de tienda de conveniencia, me facilitan el acceso a proveedores de tienda que yo no tendría, ellos ponen la máquina del lavado, en definitiva que también quieren algún beneficio de las inversiones que en este aspecto han realizado.

-          ¿Y cuanto son esos cánones?

Hay que matizar algunas cosas, pero más o menos, para el tema de tienda de conveniencia debería de pagar un 3% sobre la cifra de ventas. Es decir, un 10% del margen que yo obtengo. Todo es negociable, ya que no todas las categorías de artículos tienen el mismo margen, y puede haber un canon diferente dependiendo de qué artículos se traten, pero como media y por tener un dato lo más cercano a la realidad el 3% es una cifra adecuada.

Y por el lavado de coches, dado el elevado margen que tiene, me piden un 20% del importe de las ventas.

Con todos estos nuevos datos, ya podíamos rellenar una nueva línea en nuestra “cuenta de resultados”

-          Arrendamiento estación: 2.000 €/mes

-          Canon de tienda, (3% de las ventas): 2.880 €/año

-          Canon de lavados, (20 € de las ventas): 2.555 €/año

-          Total de arrendamientos y cánones: 29.435 €/año

8º ¿ Y SI SE ESTROPEA ALGO?

-          Jo sé Luis. ¿Qué pasa si se te estropea algo?¿Quién lo repara?

En este punto, tengo 2 posibilidades.

-          O contrato yo por mi cuenta un mantenimiento preventivo o si no lo contrato, yo me hago cargo de las reparaciones de las averías que puedan surgir

-          O segunda posibilidad, abono a la petrolera una cantidad fija mensual en concepto de gastos de mantenimiento y ellos se encargarían de todo. Yo lo único que tendría que hacer sería llamar a las empresas de mantenimiento que ellos me indicasen dependiendo de la avería que fuese.

Seguros para estaciones de servicio

Seguros para estaciones de servicio

Aquí mi recomendación fue que se acogiese a la segunda opción. Su preocupación ha de ser en vender gasolina, vender tienda y vender lavados, no debe estar pendiente de buscar a quien me repara esto o quien me repara lo otro. Además, seguro que la petrolera tenía contratos con empresas solventes y de reconocido prestigio que resolverían el problema. Por otra parte, tampoco el importe a pagar era descabellado, 250 €/mes, para los problemas que podía resolver.

Y ya teníamos otra línea más de la cuenta de resultados

-          Importe de gasto de mantenimiento: 250 €/mes

-          Total gasto de mantenimiento: 3.000 €/mes

9º. TENDRE QUE DAR A CONOCER MI ESTACION

Creo también que una de las cosas que debes hacer, es dar a conocer tu estación de servicio, es decir, que el público sepa que ahora tú eres el gestor de la estación que ha cambiado la dirección de la misma y que las cosas en la gasolinera no van a seguir igual.

Tendrás que hacer promociones, gastar en publicidad, posicionarte en los medios y para todo ello y más cosas a hacer es necesario invertir. Si quieres nuevos clientes, si quieres aumentar tus cifras de ventas, tendrás que gastar en Marketing.

Fran, estoy de acuerdo contigo.

Había pensado en destinar como gastos de marketing 0,5 céntimos de euro por cada litro que venda.

Me parece correcto, así pues una nueva línea en nuestra tabla

-          Ventas en litros: 2.000.000

-          Gasto de marketing: 0,005 €/litro

-          Total gasto marketing: 10.000 €

10º. ME PIDEN UN SEGURO

Es normal que la petrolera pida que subscribas un seguro.

Hay dos situaciones a proteger. Por un lado un seguro que proteja ante determinadas circunstancias los activos de la estación de servicio, pero también es necesario que estés cubierto ante diferentes contingencias que pueden surgir en el trabajo diario de la estación, accidentes, pequeños golpes, errores de suministro, etc…

Un precio muy acorde con lo que hay en el mercado para contratar estas contingencias, no debería costar más de 2.500 €/año y estarías cubierto de toda responsabilidad.

Otra nueva línea de números.

-          Gastos de seguro: 2.500 €/año

11º. ¿COMO VAS A PAGAR EL COMBUSTIBLE?

Pagar el carburante

Pagar el carburante

Ellos me han dicho que el combustible se paga a la hora de realizar el pedido, es decir, por adelantado, pero yo no dispongo ahora mismo de la liquidez necesaria para poder hacerlo y me vendría bien aplazar el pago un poco.

Si, puedes hacerlo. Las compañías petroleras, están dispuestas a realizar aplazamientos de pago, siempre y cuando les des una garantía de que a su vencimiento el pago va a ser efectivo, por ello necesitaras darles un aval bancario y que por lo que vende la estación con un aplazamiento de 9 días, te pidan un importe de aval de unos 200.000 €. Podremos recorrer diferentes entidades bancarias y ajustar después, pero creo que no seria descabellado pensar que podríamos tener un coste del 1,5% sobre el importe del aval.

Además, creo que deberíamos de considerar otros gastos financiero, como comisión de tarjetas, pago de intereses etc.. y para no cogernos los dedos consideraremos unos 1.000 €/año

¿Rellenamos otra línea de la cuenta de resultados?

-          Importe del aval por aplazamiento de pago: 200.000 €

-          Comisión de aval: 1,5%

-          Gasto de aval: 3.000 €/año

-          Otros gastos financieros: 1.000 €/año

12º. ¿NO HAY MÁS GASTOS?. NO QUIERO SORPRESAS.

José Luis, por mucho que se quiera afinar, siempre pueden surgir imprevistos que no hemos considerado y que no pensábamos nunca que podían ocurrir.

Por ello siempre, en cada presupuesto o proyección de cuentas de resultados, siempre dejo un pequeño colchón de 6.000 € por lo que pueda pasar

Haremos en esta cuenta lo mismo. Y con ello, tenemos ya todas las líneas de gastos de la gasolinera

-          Otros gastos: 6.000 €/año

RESUMEN DE GASTOS PRINCIPALES POR NEGOCIO  DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO

Al igual que hemos hecho antes con los ingresos de la gasolinera, vamos ahora a poner otro cuadro resumen con todos los gastos que hemos ido enumerando anteriormente.

Gastos en una gasolinera

Gastos en una gasolinera

Ya tenemos los Ingresos por un lado y los gastos por el otro. Pues ya es muy sencillo, no tenemos más que unir ambos cuadro y ver el interés del negocio para nosotros.

Llegados a este punto y ante el panorama que se presentaba, le recomendé a mi amigo José Luis, que no se metiera en este negocio. No obstante y después de todo lo que durante horas habíamos hablado, anotado, y las impresiones de cómo estaba explotándose actualmente la gasolinera, me quedé con la impresión de que algo se podría hacer y que si lo hacíamos, lo que en un principio no era negocio si que podría serlo.

Cuenta de resultados de una estación de servicio

Cuenta de resultados de una estación de servicio

Ya estábamos cansados y nos fuimos, pero quedamos en que a la mañana siguiente nos veríamos e igual le podría dar una agradable sorpresa. Llegados a este punto y ante el panorama que se presentaba, le recomendé a mi amigo José Luis, que no se metiera en este negocio. No obstante y después de todo lo que durante horas habíamos hablado, anotado, y las impresiones de cómo estaba explotándose actualmente el negocio, me quedé con la impresión de que algo se podría hacer y que si lo hacíamos, lo que en un principio no era negocio si que podría serlo.

Me fui a mi casa y con mi HERRAMIENTA PARA EL CALCULO DE LA RENTABILIDAD EN LA GESTION DE UNA ESTACIÓN DE SERVICIO fácilmente hice una serie de simulaciones, unas más arriesgadas y otras menos, hasta que di con una que me pareció que podría ser interesante y muy realista, con la que monte la siguiente cuenta de resultados:

A la mañana siguiente, cuando volví a ver a José Luis, le presente los nuevos datos. A la vista de los resultados, y con los pequeños cambios y esfuerzos que había que realizar, y que entendió que eran alcanzables, se quedó muy contento, y me comento que iba a pensar con detenimiento todas estas situaciones y que tomaría una decisión. También me dijo, cosa que me halago mucho, que agradecía mi ayuda, ya que sin la colaboración de profesionales del sector, le hubiese sido muy difícil poder llegar a tener claro todo lo referente al negocio que le habían propuesto. Cerramos los papeles y ya no hablamos más de trabajo. Dedicamos lo que quedaba de fin de semana a disfrutar de mi pueblo. ¡Que mira que es bonito, y no porque lo diga yo!

Cuenta de resultados de una estación de servicio

Cuenta de resultados de una estación de servicio

CONCLUSION FINAL 

En estos momentos y con los cambios tan importantes que se están sucediendo en el sector de las estaciones de servicio y con las compañías petroleras deseando traspasar instalaciones que ahora están gestionando directamente  a que sean gestionadas por terceros, hay que tener mucho cuidado y hacer bien las cuentas del negocio, pequeños cambios pueden significar la diferencia entre el éxito o la ruina de un negocio y es absolutamente deseable, la ayuda de los profesionales del sector, que conocen como se gestionan las estaciones, para evitar problemas a posteriori.

Este no es un esquema cerrado. Dependiendo de cada momento y de la negociación que realicemos con cada compañía petrolera, se podrán modificar condiciones particulares del contrato, tales como, porcentaje de descuento de las tarjetas a compartir, canon de mantenimientocálculo del arrendamiento, el importe del seguro podrá variar en función de la compañía y las coberturas que contratemos. También hay otros aspectos como las liquidaciones de impuestos, coste del consejero de seguridad y otros costes financieros como la contratación de una línea de crédito.

Por cierto y para terminar, si hay alguna persona o empresa que como a José Luis alguna compañía petrolera le haya ofrecido la gestión de una gasolinera y considera que necesita ayuda, no deje de consultarnos. También si lo cree necesario podríamos proporcionarle nuestra HERRAMIENTA PARA EL CALCULO DE LA RENTABILIDAD EN LA GESTION DE UNA ESTACIÓN DE SERVICIO

Simplemente dirigiéndose a info@petroleoyretail.com , estaremos encantados en atenderle.

 

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